Электронная почта и ваша эффективность

 

Работа большинства жителей нашей планеты так либо по другому связана с электронной почтой. Решать дела по почте уютно и комфортно. Однако, как и фактически неважно какая вещь, электронная почта может содействовать вашей эффективности, а может перевоплотиться в пожирателя медли и сил. Как достигнуть наибольшей эффективности, работая с электронной почтой? Минутная проверка почты днем Утром у каждого жителя нашей планеты почесываются руки проверить электронную почту. Без этого обычного события мы ощущаем себя оторванными от мира. Мало ли что могло произойти за вечер и ночь? Конечно, мы обязаны быть в курсе этого. Однако большая часть статей по собственной эффективности воспрещают начинать день с проверки электронной почты. Но мы с ими не согласимся. Речь следует, окончательно, о рабочей, но не о собственной почте. И лишь о поверхностной минутной проверке с целью проверки «на месте ли мир». Итак, для чего же проверять почту днем? Во-первых, утренняя проверка почты – это «бальзам на душу». Человек не может ощущать себя безмятежно, пока не проверит почту. Не проверить почту – это все одинаково что не открыть лежащий перед вами подарок в коробке. Даже ежели вы используете всю мощь силы воли, вы непрерывно будете ворачиваться думами к электронной почте, мысля, сколько там «нападало» писем и какие конфигурации могли произойти. Во-вторых, утренняя проверка почты дозволяет лучше спланировать день. Важно быть в курсе главнейших конфигураций, которые могут воздействовать на ход всего рабочего дня. Например, шеф прислал новое задание, заказчик направил срочные правки и т.д. Быть не в курсе таковых главнейших конфигураций в ходе работы по наименьшей мере неразумно. Таким образом, при поддержки утренней проверки почты можнож скорректировать собственный план на день, чрезвычайно учтя вопросцы значимости и срочности. В-третьих, утренняя проверка почты дозволят разумно спланировать недельку. Просматривая почту, вы сможете внести в план недельки дела в согласовании с их значимостью и срочностью. Например, дело А необходимо сделать на данный момент, а дело Б терпит – последний срок лишь пятница. Таким образом, при поддержки почты вы сможете более-менее умеренно разбросать дела по недельке. Итак, вы просмотрели почту. Причем для этого даже не непременно ее раскрывать. Нет писем от начальства – слава всевышнему. Молчит заказчик – означает, никаких правок пока вносить не надо. Пара минут, проведенных в почтовом ящике, подарят вам успокоение. Теперь самое время запланировать время на разбор почты в плане и взяться за самую главную работу. Правила работы с почтой Не расходуйте на почту лучшее время. Работу с почтой можнож именовать одним из самых легких видов работ. Ответить на письма, что-то уточнив, нетрудно. Поэтому работу с почтой непрерывно необходимо планировать на самое бесплодное время дня, другими словами опосля обеда. Лучшее же время(до обеда)необходимо дать решению самых главных, трудных и масштабных задач, требующих наибольшей концентрации и творческого подхода. Не отвлекайтесь на почту от текущих задач. Начав работу над таковой задачей, чрезвычайно главно не отвлекаться ни на почту, ни на что другое. Поэтому похлопочите о том, чтоб отключить системы моментального извещения о доставке писем, по другому они будут маячить у вас внизу странички и рассеивать внимание. Нужно также чрезвычайно понизить риск отвлечения сотрудниками(делать великие глаза и разговаривать, что вы чрезвычайно заняты, предлагая подойти через два часа, либо сказать, что подойдете сами, как окончите то, что делаете на данный момент). Разбирая почту, сходу принимайте решения. Когда прибывает час разбора почты, «не зависайте». Сразу принимайте решение о том, что сделать, как ответить на то либо другое письмо. Если следует речь о главных и срочных делах, сходу вносите появившееся дело в перечень сообразно его приоритетности. На почти все письма проще ответить сходу и переместить в архив, чем позже ворачиваться к ним, перечитывать опять и лишь тогда отвечать. Формулировка и шаблоны. Отвечая на письма, формулируйте свои идеи верно и лаконично. Запаситесь шаблонами, которые дозволят просто вставлять в письмо обычный текст, не расходуя время на его набор. Подходы к сортировке почты Сделать почту наиболее комфортной в использовании и уменьшить время на ее обработку(а по статистике это 12-13 часов в недельку)посодействуют действенные подходы к сортировке. Папки. Создание папок в почте дозволяет легче отыскивать информацию в почтовом ящике. Согласно одному из подходов папки можнож сортировать по отправителям. Однако это не непрерывно себя выгораживает, необыкновенно ежели ведется переписка с несколькими соучастниками сходу либо вы точно не помните, кто прислал подходящую вам информацию. В таком случае легче будет рассортировать почту по проектам. Тэги. Альтернатива папкам - тэги, которыми можнож помечать письма. Таким подходом пользуются юзеры Gmail. Вы сможете создать верховодило сортировки писем от какого-то адресата. Программа будет присваивать отправителю тэг(к примеру, «фирменный стиль для компании D»), пропускать папку «Входящие» и автоматом обращать письмо в какую-то папку. Метки. Еще один метод сортировки почты – это пометка главных писем флагом либо звездочкой(другими словами присвоение статуса главного). Глядя в почту, вы сходу будете созидать, какие задачки вам необходимо решить. Также можнож отмечать письма, связанные с главными и пока не решенными задачками, как непрочитанные. При этом вы сможете сделать, чтоб непрочитанные письма непрерывно висели в перечне первыми. Так вы их точно не пропустите. Автоматическая фильтрация по теме письма. Еще один легкий метод автоматической фильтрации – это сортировка по теме известия. Например, знаменитый проэктировщик и блогер Яна Франк ведет у себя в блоге рубрику «Вопрос-ответ», где дает советы в самых различных жизненных ситуациях. На страничках блога Яна непрерывно просит: ежели человек желает, чтоб его делему разобрали в блоге, отмечать в теме письма заглавие рубрики «Вопрос-ответ». Таким образом, когда прибывает черед что-то написать в рубрику, Яна просто раскрывает папку и избирает оттуда письмо, на которое дает развернутый ответ. Вы тоже сможете поступить сходственным образом, попросив коллег отправлять письма по проекту А. с подходящим заголовком(темой). Удаление. Сразу устраняйте негодные письма, спам и прочее. Это поможет вам сузить число объектов внимания. Ненужные письма не будут маячить в перечне и рассеивать ваше внимание. Архивация известий. Чтобы письма не маячили в папке «Входящие», вы сможете отправлять их в архив. Это чрезвычайно комфортно, так как не восоздает «толкотни» во «Входящих». Эффективной Вам работы с почтой! Оцените статью: Средняя оценка: 5.0(2 гласа) Источник: MyJane.ru